Kiedy pracodawca musi konsultować (porozumiewać) się z pracownikami?
Kodeks pracy przewiduje grupę sytuacji, w których niezbędne jest przeprowadzenie konsultacji przez pracodawcę z przedstawicielami pracowników (lub względnie – zawarcia z nimi porozumienia). Będzie to co do zasady sytuacja, gdy w danym zakładzie pracy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa. W takim przypadku zgoda pracowników – czy to poprzez zawarcie odpowiedniego porozumienia, czy wzięcie udziału w konsultacjach treści dokumentu – będzie potrzebna w sytuacjach, gdy pracodawca planuje m.in.:
- przyjąć regulamin pracy zdalnej
- przedłużyć okres rozliczeniowy powyżej 4 miesięcy (na maksymalnie 12 miesięcy)
- wprowadzić ruchomy czas pracy.
Wyodrębnić można również sytuacje, w których obowiązek skonsultowania się z pracownikami istnieje niezależnie od działania na terenie danego zakładu organizacji związkowej. Są to na przykład:
- ustalenie wykazu prac objętych skróconym czasem pracy
- ustalenie wykazu prac wymagających asekuracji
Obowiązek konsultacji istnieje również w stosunku do procedury zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, która weszła w życie dnia 25 września 2024 r. Więcej o sygnalistach mogą Państwo przeczytać tutaj. Więcej informacji o samej procedurze zgłoszeń wewnętrznych znajdą Państwo tutaj.
Jak wyłonić reprezentanta?
Przepisy prawa nie wskazują na konkretny sposób, w jaki sposób należy wyłonić reprezentanta. Kodeks pracy powołuje się jedynie na „sposoby przyjęte w danym zakładzie pracy”. Takie rozwiązanie daje pracodawcy szerokie możliwości ograniczone jedynie koniecznością zapewnienia możliwości demokratycznego wyboru. W ten sposób pracodawca narzuca jedynie szczegóły sposobu wyboru reprezentantów oraz ich liczebność. Sam wybór należy jednak do pracowników.
W zależności od potrzeb danego zakładu pracy, pracodawca może sposób wyboru reprezentanta sformalizować – i w tym celu przygotować regulamin przeprowadzania wyborów na reprezentanta. Jednakże nie jest to obligatoryjne. Ustawowy obowiązek umożliwienia pracownikom wyboru zostanie również spełniony jeśli pracodawca po prostu umożliwi pracownikom przeprowadzenie wyborów w sposób przez nich wybrany.
Konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych
Ustawa o ochronie sygnalistów konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych uregulowała w sposób nieco inny niż klasyczne konsultacje wskazane w kodeksie pracy. Przede wszystkim – konsultacje procedury następują z reprezentantami zatrudnionych – a nie wyłącznie pracowników. Przez zatrudnionych należy rozumieć wszystkie osoby świadczący pracę lub usługi na jakiejkolwiek podstawie – czyli będą to również osoby zatrudnione na podstawie umowy o świadczenie usług, czy umów B2B.
Sam wybór reprezentanta zatrudnionych powinien jedynak odbywać się w sposób analogiczny do wyboru reprezentanta pracowników. Podmiot zatrudniający powinien więc zapewnić ogółowi osób zatrudnianych możliwość wyboru osoby ich reprezentującej w sposób demokratyczny.
Największą różnicą pomiędzy konsultacjami wynikającymi z kodeksu pracy a tymi wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów jest ograniczenie czasu ich trwania. Konsultacje nad projektem procedury ochrony sygnalistów powinny trwać od 5 do 10 dni. W przypadku prawa pracy czas trwania konsultacji nie ma ustawowych ograniczeń czasowych.
Aleksandra Kostrzewa
aplikant adwokacki
