Procedura zgłoszeń wewnętrznych – ustawa o ochronie sygnalistów

Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych

Wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów wiąże się obowiązkiem wprowadzenia przez określone ustawą podmioty procedury zgłoszeń wewnętrznych. Więcej informacji o samych sygnalistach znajdą Państwo tutaj.

Na kim dokładnie będzie ciążył obowiązek wprowadzenia procedury? Będą to przede wszystkim podmioty, które zatrudniają na jakiejkolwiek podstawie (niezależnie, czy będzie to umowa o pracę, czy umowa cywilnoprawna – jak np. umowa b2b) co najmniej 50 osób. Co istotne, do ustalenia liczby osób wykonujących taką pracę zarobkową bierze się pod uwagę stan na dzień 1 stycznia oraz 1 lipca danego roku. Oznacza to więc w praktyce, że nawet jeśli dany podmiot nie zatrudnia określonej liczby osób w dniu wejścia w życie ustawy (czyli według stanu na dzień 1 lipca 2024 r.), może podlegać obowiązkowi wprowadzenia procedury w 2025 r.

Niektóre podmioty podlegają obowiązkowi przyjęcia procedury niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Są to przede wszystkim podmioty z sektora finansowego, ubezpieczyciele czy biura rachunkowe.

Co zawiera procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Przyjęta procedura musi przede wszystkim zawierać odpowiedzi na poniższe pytania:

• kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń? – może to być zarówno osoba zatrudniona przez podmiot, jak i osoba/podmiot zewnętrzny;
• w jaki sposób sygnaliści mogą przekazywać zgłoszenia? – czyli kanały komunikacyjne, takie jak np. rozmowa telefoniczna, spotkanie, e-mail;
• kto będzie upoważniony do merytorycznego rozpatrzenia zgłoszenia i podjęcia odpowiednich kroków? – musi to być osoba bezstronna – czyli za podejmowanie działań w związku ze zgłoszeniem nie może odpowiadać np. zarząd spółki;
• czy zgłoszenia anonimowe będą przyjmowane? Jeśli tak – w jaki sposób takie zgłoszenia będą rozpatrywane? – podmiot może odmówić rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Jeśli jednak je dopuści, musi wskazać w jaki sposób opublikowana zostanie informacja o sposobie załatwienia zgłoszenia anonimowego;
• jaki będzie maksymalny termin rozpatrywania zgłoszeń? – maksymalny termin rozpatrzenia zgłoszenia wynosi 3 miesiące. Jednakże dany podmiot może ten okres skrócić – chociażby w celu zapewnienia szybszego rozpatrzenia wniosku sygnalisty.

Poza tym, procedura powinna wskazywać na obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, podjęcia działań następczych w związku z przyjęciem zgłoszenia (jak np. audyt, przesłuchanie świadków) oraz informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania oraz wskazanie wymienionych informacji należy do elementów obowiązkowych w każdej procedurze zgłoszeń wewnętrznych. Jednakże podmioty wprowadzające procedurę mogą ją w dowolny sposób rozszerzyć – np. poprzez rozszerzenie katalogu naruszeń podlegających zgłoszeniom zgodnie z procedurą.

Konsultacje procedury

Podobnie jak w przypadku wprowadzania regulaminów wymaganych przez prawo pracy, procedura zgłoszeń wewnętrznych wymaga przeprowadzenia konsultacji. Są one przeprowadzane z zakładową organizacją związkową – a w jej braku – z zatrudnionymi pracownikami/współpracownikami podmiotu, który procedurę wprowadza.

Co ciekawe, w przeciwieństwie do konsultacji na potrzeby prawa pracy, konsultacje projektu procedury zgłoszeń zewnętrznych mają wskazane w ustawie ograniczenie czasowe. Konsultacje mogą w tym przypadku trwać od 5 do 10 dni. Sama procedura zaś wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości zatrudnionym.

Więcej informacji o konsultacjach znajdą Państwo tutaj.