W ostatnich latach obserwujemy w Polsce znaczny wzrost pracowników-cudzoziemców. W praktyce ich zatrudniania często dochodzi do mieszania trzech odrębnych instytucji prawnych: zezwolenia na pracę, karty pobytu oraz delegowania pracowników. Choć wszystkie dotyczą legalnego pobytu i wykonywania pracy, ich funkcje, podstawy prawne oraz zastosowanie są zupełnie różne. Wybór odpowiedniej ścieżki gwarantuje nie tylko spełnienie odpowiednich formalności, ale przede wszystkim pozwala zaoszczędzić nierzadko długie miesiące oczekiwania na decyzję urzędu.
Co daje cudzoziemcowi zezwolenie na pracę?
Zezwolenie na pracę to dokument wydawany przez właściwy organ administracji (wojewodę), który uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy na terytorium Polski na rzecz konkretnego pracodawcy i na określonych warunkach. Co istotne, dokument ten dotyczy głównie obywateli państw spoza UE/EOG, jest powiązane z konkretnym pracodawcą i stanowiskiem, ma charakter czasowy, a jego uzyskanie co do zasady leży po stronie pracodawcy.
Istnieje kilka typów zezwoleń na pracę (np. typu A, B, C), w zależności od modelu zatrudnienia. W niektórych przypadkach zamiast zezwolenia możliwe jest zastosowanie uproszczonych procedur (np. oświadczenie o powierzeniu pracy).
Aktualnie czas oczekiwania na zezwolenie na pracę jest nieco wydłużony. Jest to po części związane ze zmianami legislacyjnymi. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z dniem 01.06.2025 r. zastąpiła ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Na podstawie tej ustawy obowiązuje m.in. konkretny wzór upoważnienia udzielanego pełnomocnikowi, a dokumenty podpisywane przez potencjalnego pracodawcę muszą być dodatkowo podpisane elektronicznie.
Należy pamiętać, że o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca występuje pracodawca, nie sam cudzoziemiec.
Co daje cudzoziemcowi karta pobytu?
Karta pobytu to z kolei dokument potwierdzający legalny pobyt cudzoziemca w Polsce. Może, ale nie musi być połączona z prawem do pracy. Pierwsza karta pobytu jest wydawana na czas określony (tzw. zezwolenie na pobyt czasowy), a dopiero kolejny wniosek może być złożony w celu uzyskania zezwolenia na pobyt stały.
Z uwagi na wydłużony czas oczekiwania zarówno na wydanie decyzji w sprawie zezwolenia na pracę czy to na pobyt, bardzo często składane są wnioski o wydanie tzw. zezwolenia jednolitego. Takie zezwolenie łączy w sobie prawo pobytu i prawo do pracy, wskazuje konkretnego pracodawcę i warunki zatrudnienia.
Nie każda karta pobytu daje dostęp do rynku pracy – wszystko zależy od jej rodzaju (np. karta wydana ze względu na studia nie zawsze uprawnia do pełnoetatowej pracy). Ponadto, najczęściej w czasie oczekiwania na decyzję cudzoziemiec nie może świadczyć pracy.
Należy pamiętać, że o kartę pobytu występuje wyłącznie cudzoziemiec.
Czym jest delegowanie pracowników?
Delegowanie to zupełnie inna konstrukcja prawna. Nie dotyczy „zatrudniania” cudzoziemca w Polsce w klasycznym sensie, lecz czasowego wysłania pracownika przez zagranicznego pracodawcę do wykonywania pracy w Polsce.
Należy wyróżnić dwie możliwości – delegowanie pracowników na terytorium Polski z krajów Unii Europejskiej lub spoza jej granic. Co istotne – nie ma znaczenia jakiego pracownika się deleguje – a zatem zarówno dla środowiska tzw. white collars oraz dla pracowników fizycznych – obowiązują te same regulacje i wymagania.
Jak delegować do Polski pracownika z kraju UE?
W przypadku delegowania do Polski pracowników z krajów Unii Europejskiej nie ma obowiązku uzyskiwania ani zezwolenia na pobyt, ani pozwolenia na pracę, a co ważne – pracownik pozostaje zatrudniony przez zagranicznego (dotychczasowego) pracodawcę. Zagraniczny pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi minimalnych warunków zatrudnienia, zgodnie z prawem polskim. Musi w związku z tym respektować przepisy wynikające z kodeksu pracy, w tym te dotyczące wynagrodzenia czy czasu pracy.
Dla tego rodzaju delegowania stosuje się przepisy o swobodzie świadczenia usług pomiędzy krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
Niemniej jednak należy pamiętać, że pracodawca zagraniczny ma szereg obowiązków wynikających z delegowania pracownika do Polski. Musi on przede wszystkim złożyć oświadczenie do Państwowej Inspekcji Pracy, wyznaczyć osobę do kontaktu na terenie Polski czy uzyskać formularz A1 z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (w przypadku gdy pracownik ma zostać w systemie ubezpieczeń kraju, z którego jest delegowany).
Jak delegować do Polski pracownika spoza UE?
W sytuacji gdy pracownikiem delegowanym jest osoba spoza Unii Europejskiej, sytuacja jest nieco bardziej złożona. Co do zasady wymagane jest uzyskanie zezwolenia na pracę (np. typu C lub D). Ponadto, konieczne jest również zalegalizowanie pobytu pracownika.
Ponadto, w niektórych przypadkach konieczne będzie przeprowadzenie tzw. testu rynku (co w praktyce sprowadza się do weryfikacji czy przypadkiem polski pracownik nie byłby w stanie zapewnić braków pracowniczych na terytorium kraju). Pracodawca musi również dokonać zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy, przestrzegać przepisów kodeksu pracy, a także ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS (ubezpieczenie w polskim systemie). W przypadku dłuższego pobytu pracownik często podlega opodatkowaniu na terytorium Polski.
Najczęstszy błąd pracodawców, który obserwujemy, polega na traktowaniu zezwolenia na pracę, karty pobytu czy delegowania pracownika zamiennie. W konsekwencji pracodawcy dowiadują się o konieczności spełnienia dodatkowych formalności bardzo późno, co powoduje znaczące opóźnienie w realizacji biznesowych planów.
W praktyce często konieczne jest łączenie tych instrumentów – np. cudzoziemiec spoza UE może potrzebować zarówno pozwolenia na pracę, jak i odpowiedniego tytułu pobytowego.
Dlatego najczęściej rekomendujemy zwrócenie się o wsparcie do podmiotów świadczących tego rodzaju wsparcia zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników.
