Obligation de mettre en place une procédure de notification interne
L’entrée en vigueur de la loi sur la protection des dénonciateurs entraîne l’obligation pour les entités visées par la loi de mettre en place une procédure de signalement interne. Plus d’ informations sur les dénonciateurs eux-mêmes sont disponibles ici :
< https://milewska.legal/procedura-ochrony-sygnalistow-od-25-wrzesnia-2024-r/ >.
Qui sera tenu de mettre en œuvre la procédure ? Il s’agit principalement des entités qui emploient, sur quelque base que ce soit (qu’il s’agisse d’un contrat de travail ou d’un contrat de droit civil – tel qu’un accord B2B), au moins 50 personnes. Il est important de noter que le nombre de personnes exerçant une telle activité lucrative est pris en compte au 1er janvier et au 1er juillet d’une année donnée. Cela signifie donc, en pratique, que même si une entité n’emploie pas un certain nombre de personnes à la date d’entrée en vigueur de la loi (c’est-à-dire au 1er juillet 2024), elle peut être soumise à l’obligation d’introduire la procédure en 2025.
Certaines entités sont soumises à l’obligation d’adopter la procédure quel que soit le nombre de personnes employées. Il s’agit principalement d’entités du secteur financier, d’assureurs ou de bureaux comptables.
Que contient la procédure de notification interne ?
La procédure adoptée doit tout d’abord répondre aux questions suivantes :
- qui sera autorisé à recevoir les notifications ? – Il peut s’agir d’une personne employée par l’entité ou d’une personne/entité externe;
- comment les dénonciateurs peuvent-ils communiquer les notifications? – c’est-à-dire les canaux de communication tels que, par exemple, un appel téléphonique, une réunion, un courrier électronique ;
- qui sera habilité à examiner la notification et à prendre les mesures appropriées ? – Il doit s’agir d’une personne impartiale, c’est-à-dire que le conseil d’administration de l’entreprise, par exemple, ne peut pas être chargé de donner suite à la notification
- les contributions anonymes seront-elles acceptées ? Si oui, comment ces rapports seront-ils traités ? – L’entité peut refuser de traiter les soumissions anonymes. Toutefois, si elle les accepte, elle doit indiquer comment la soumission anonyme sera publiée ;
- quel sera le délai maximum de traitement des demandes ? – Le délai maximum de traitement d’une notification est de 3 mois. Toutefois, l’entité concernée peut réduire ce délai, ne serait-ce que pour s’assurer que la demande du dénonciateur est traitée plus rapidement.
En outre, la procédure devrait indiquer l’obligation d’accuser réception du rapport, d’assurer le suivi de la réception du rapport (audit, audition de témoins, etc.) et de fournir des informations sur l’établissement de rapports externes.
La réponse aux questions ci-dessus et l’indication des informations énumérées font partie des éléments obligatoires de toute procédure de notification interne. Toutefois, les personnes chargées de la mise en œuvre de la procédure peuvent l’étendre comme elles le souhaitent, par exemple en élargissant le catalogue des violations à signaler dans le cadre de la procédure.
Consultation de la procédure
Comme pour l’introduction de réglementations requises par le droit du travail, la procédure de notification interne nécessite des consultations. Celles-ci sont menées avec l’organisation syndicale de l’entreprise – ou, en son absence, avec les employés/collaborateurs de l’entité qui introduit la procédure.
Il est intéressant de noter que, contrairement à la consultation aux fins du droit du travail, la consultation sur un projet de procédure de notification externe est assortie d’un délai indiqué dans la loi. Dans ce cas, la consultation peut durer de 5 à 10 jours. La procédure elle-même, en revanche, entre en vigueur 7 jours après avoir été portée à la connaissance des travailleurs.
Plus d’informations sur la consultation sont disponibles ici :
< https://milewska.legal/konsultacje-i-porozumienia-pracodawcy-z-pracownikami/ >
Aleksandra Kostrzewa
avocate stagiaire