Backgroundchecking jest niczym innym jak zwróceniem się przez rekrutera lub przyszłego pracodawcę do innych osób (podmiotów) w celu zweryfikowania informacji o kandydacie. Praktyka ta jest szeroko stosowana w Stanach Zjednoczonych i polega przede wszystkim na uzyskiwaniu informacji przez rekruterów w zakresie przeszłości kryminalnej kandydata, ścieżki edukacyjnej, zachowania w poprzedniej pracy czy skłonności do uzależnień.
W polskim prawie backgroundchecking nie jest nigdzie wprost uregulowany. Czy zatem może być stosowany?
Jakich danych od kandydata może żądać rekruter?
W rekrutacji na stanowisko pracownicze największe znaczenie mają przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może żądać od kandydata informacji takich jak jego imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, a także przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zgodnie z art. 221 §4 Kodeksu pracy pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innych danych niż wskazane powyżej tylko, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
W drodze wyjątku, rekruterzy mogą przetwarzać też inne dane, pod warunkiem, że kandydat wyrazi zgodę na takie działanie. Zgoda musi być jednak wyraźna i wyrażona dobrowolnie. Za jej brak nie mogą grozić osobie ubiegającej się o zatrudnienie żadne negatywne konsekwencje, między innymi w postaci odmowy kontynuowania procesu rekrutacji, czy odmowy zatrudnienia. Zgodnie z interpretacją wskazywaną przez organy europejskie oraz Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) działania te mogą stanowić pole do wielu nadużyć. Są nimi na przykład nierówne traktowanie kandydatów spowodowane wyrażeniem zgody lub jej brakiem na udostępnienie innych swoich danych, które rzekomo mogą pomóc pracodawcy w procesie rekrutacji.
Od kogo można pozyskiwać informacje o kandydatach?
Podstawowym źródłem uzyskiwania informacji o kandydatach powinni być oni sami. Przedkładają oni odpowiednie dokumenty, jednocześnie wyrażając zgodę na przetwarzanie danych osobowych, które dobrowolnie dostarczyli w procesie rekrutacji. Zatem zbieranie informacji o kandydatach, uczestniczących w procesie rekrutacji powinno następować bezpośrednio od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, za jej uprzednią zgodą.
Działania te nie powinny się więc opierać na danych uzyskanych za pośrednictwem osób trzecich, różnych rejestrów, stron internetowych czy innych pośrednich źródeł.
Jakich informacji o kandydacie nie może żądać przyszły pracodawca?
Istnieje szereg informacji, których podania przyszły pracodawca nie może wymagać od kandydata, ani też – nie może sam ich weryfikować:
- Opinii poprzednich pracodawców o kandydacie oraz wskazania przyczyny zakończenia współpracy kandydata z poprzednim pracodawcą
Na takie działania nie pozwalają przepisy Kodeksu pracy, ponieważ informacje te nie zostały objęte odpowiednią regulacją. Wyjątkiem będą sytuacje, w których kandydat sam dostarczył dokumenty, z których to wynika (takie działanie będzie stanowiło legalne pozyskanie informacji przez przyszłego pracodawcę lub rekrutera).
- Informacji, czy kandydat ukończył deklarowane uczelnie
Rekrutacja bazuje na danych przekazanych przez uczestnika rekrutacji w formie jego oświadczenia czy też przedłożonych dokumentów. Przyszły pracodawca (rekruter) nie może więc samodzielnie zwrócić się do uczelni lub szkoły z prośbą o potwierdzenie, czy kandydat faktycznie jest absolwentem tych placówek.
- Informacji, czy przedstawione przez kandydata rekomendacje poprzedniego pracodawcy są prawdziwe
Chyba, żeprzyszły pracodawca (rekruter) został upoważniony przez kandydata do weryfikacji przedłożonych przez niego referencji.
- Informacji dotyczących karalności kandydata
Chyba, że konkretny przepis prawa wymaga od danego kandydata spełnienia warunku niekaralności. Wymóg taki występuje w niektórych grupach zawodowych. Co istotne – jeżeli wymóg niekaralności nie jest dla danego zawodu przewidziany w przepisach, żądanie przedstawienia zaświadczenia o niekaralności jest niedozwolone nawet za zgodą kandydata.
- Informacji zamieszczanych przed kandydata lub inne osoby w ramach jego aktywności w mediach społecznościowych
Rekruter nie może żądać takich informacji, jeżeli są one zamieszczone na portalach przeznaczonych głównie do celów towarzyskich. Wykorzystywanie takich danych może stwarzać możliwość naruszeń zasady równego traktowania i niedyskryminacji w zatrudnieniu, czy prawa do prywatności. Wyjątkiem będą portale typowo pracownicze, jak na przykład LinkedIN, z których można pozyskiwać informacje ze względu na ich przeznaczenie.
Jakie konsekwencje grożą za naruszenie powyższych norm przez pracodawców lub rekruterów?
W razie stwierdzenia naruszenia, pracodawcę mogą czekać przede wszystkim negatywne konsekwencje prawne. W zależności od rodzaju działania niezgodnego z prawem, mogą się one wiązać z odpowiedzialnością wynikająca z Kodeksu pracy (np. naruszenie zasady niedyskryminacji), Kodeksu cywilnego (np. naruszenie dóbr osobistych kandydata, w tym prawa do prywatności), czy norm prawa Unii Europejskiej – w szczególności RODO.
Aleksandra Kucharska Agnieszka Bodzek
adwokat asystent prawny