Mimo swojej nazwy, koncesja na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia nie dotyczy tylko firm typowo ochroniarskich. Taka koncesja może być wymagana także w wypadku np. dostawcy systemu alarmowego czy monitoringu wizyjnego.
W jakim wypadku koncesja na ochronę osób i mienia będzie niezbędna?
Koncesja na ochronę osób i mienia to formalne (i konieczne) zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie:
- świadczenia usług bezpośredniej ochrony fizycznej (np. ochrona obiektów, konwojowanie wartości pieniężnych),
- świadczenia usług zabezpieczenia technicznego obszarów, obiektów i urządzeń wpisanych do wojewódzkiej ewidencji obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie.
Zatem jeśli przedsiębiorca zajmuje się np. montażem alarmu, monitoringu lub kontroli dostępu, a systemy te są wyposażeniem budynków wpisanych do wspomnianej wyżej ewidencji (często są to budynki sądów czy szpitali), powinien postarać się o koncesję.
Przygotowanie do złożenia wniosku o wydanie koncesji na ochronę osób i mienia
O koncesję mogą ubiegać się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne (np. spółki z o.o. lub akcyjne), a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółki jawne).
Koncesję wydaje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. Jednak do złożenia wniosku o wydanie koncesji należy się odpowiednio przygotować, kompletując wymagane dokumenty.
Pierwszym etapem będą działania podejmowane przed właściwą komendą policji.
1. Wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego
Przede wszystkim, przed zawnioskowaniem o wydanie koncesji do MSWiA, należy uzyskać wpis na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego (w zależności od tego jaka konkretnie działalność ma być prowadzona).
W wypadku osoby fizycznej kwestia ta jest dość jasna, ale kto powinien być wpisany na listę, jeśli o koncesję stara się spółka? Generalnie mówiąc, wpis taki powinien uzyskać co najmniej jeden wspólnik (w wypadku spółki jawnej lub komandytowej), albo członek organu zarządzającego, prokurent lub pełnomocnik ustanowiony do kierowania działalnością określoną w koncesji (w przypadku np. spółki z o.o. czy akcyjnej). Co ważne, pozostałe osoby uprawnione do reprezentacji spółki, mimo że nie muszą uzyskać takiego wpisu, nie mogą być karane za przestępstwo umyślne lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Wpisu na listę dokonuje właściwy Komendant Wojewódzki Policji (za wyjątkiem terenu Warszawy, dla którego właściwy jest Komendant Stołeczny Policji).
Warto pamiętać, że do wniosku o wpis na listę należy załączyć przede wszystkim orzeczenie lekarskie, dotyczące zdolności fizycznej i psychicznej kandydata oraz dyplom lub inny dokument poświadczający odpowiednie uprawnienia osoby ubiegającej się o wpis w zakresie świadczenia usług ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego.
Czego można się spodziewać podczas procedury wpisu na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej lub kwalifikowanych pracowników zabezpieczenia technicznego? Policja sprawdza m. in. niekaralność kandydata, jego zdolności do czynności prawnych. Bardzo prawdopodobnym jest, że osoba wnioskująca o taki wpis zostanie odwiedzona przez dzielnicowego; zdarza się też, że policjant zbiera informacje na temat tej osoby np. wśród jej sąsiadów. Dlatego – jeśli wniosek składa pełnomocnik wnioskodawcy, warto wskazać w nim bezpośrednie dane kontaktowe do samego wnioskodawcy (przede wszystkim numer telefonu) – ułatwi to kontakt Policji z wnioskodawcą.
2. Odpowiednie dostosowanie PKD w umowie spółki/ PKD wpisanego do CEIDG
To, o czym również warto pamiętać przygotowując się do podjęcia starań o koncesję, jest konieczność posiadania odpowiednich kodów PKD w przedmiocie swojej działalności – PKD 80.09.Z (w wypadku zabezpieczenia technicznego) oraz 80.01.Z (w wypadku bezpośredniej ochrony fizycznej powinny pojawić się oba te kody).
W wypadku spółki, kody ujawniane są zarówno w umowie spółki (zazwyczaj jest ich tam więcej niż 10), jak i w rejestrze przedsiębiorców KRS (system pozwala ujawnić tylko 10 kodów). Najbezpieczniej jest (bowiem praktyka MSWiA jest różna) – aby odpowiednie kody PKD w przypadku spółki (tj. 80.09.Z lub również 80.01.Z) były ujawnione w KRS, a nie tylko wpisane do umowy spółki.
3. Załączenie oryginalnych dokumentów do wniosku o wydanie koncesji
Praktyka MSWiA pokazuje, że organ honoruje tylko oryginalne oświadczenia o niekaralności, z własnoręcznym podpisem wnioskodawcy (zatem poświadczenie ich przez adwokata/radcę reprezentującego wnioskodawcę – nie jest dla organu wystarczające).
Co ważne – do wniosku o wydanie koncesji nie załącza się klasycznego zaświadczenia o niekaralności uzyskanego z KRK, a tylko pisemne oświadczenie wnioskodawcy w tym zakresie.
Złożenie wniosku o koncesję na ochronę osób i mienia – ile trwa?
Czas trwania procedury od pierwszych kroków do momentu uzyskania koncesji to w praktyce ok. 4 miesiące.
Jak widać, najwięcej pracy wymaga samo przygotowanie do złożenia wniosku o wydanie koncesji. Należy przede wszystkim pamiętać o wymogach stawianych wobec reprezentantów wnioskodawcy (m. in. niekaralność, wpis na listę kwalifikowanych pracowników), dodatkowo warto sprawdzić kody PKD wskazane w przedmiocie działalności oraz pamiętać o udaniu się do lekarza w celu otrzymania odpowiedniego orzeczenia.
Dopiero gdy wszystkie te formalności zostaną spełnione, można skutecznie złożyć wniosek o wydanie koncesji w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.
