Unijna dyrektywa 2023/970 zobowiązuje państwa członkowskie do dostosowania przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń w miejscach pracy do unijnych standardów. Jej celem jest wyeliminowanie luki płacowej ze względu na płeć oraz wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń poprzez zwiększenie przejrzystości płac i usprawnienie mechanizmów egzekwowania praw pracowników. Nie są to tylko pięknie brzmiące postulaty – na pracodawcach będą ciążyły realne obowiązki. Część z wprowadzanych zmian będzie wymagała długotrwałych przygotowań.
Jakie nowe obowiązki w zakresie jawności wynagrodzeń będzie miał pracodawca?
Nowe przepisy nakładają na pracodawców cztery główne rodzaje obowiązków:
Wartościowanie pracy i stworzenie struktury wynagrodzeń – etap I działań
Pierwszym krokiem, jaki będzie musiał podjąć każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, jest dokonanie oceny wartości pracy na każdym stanowisku. Projekt ustawy wskazuje 4 obowiązkowe kryteria oceny: umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności oraz warunki pracy. Pracodawca może jednak dokonać ewaluacji również za pomocą dodatkowych kryteriów zdefiniowanych samodzielnie. Co ważne – ocenie wartości podlega stanowisko, a nie osoba, która je aktualnie zajmuje. Oznacza to, że pracodawca będzie obiektywnie oceniał wartość umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności oraz warunków pracy na stanowisku managera ds. komunikacji, czy np. dyrektora HR – a nie dokonywał oceny pracownika, który obecnie (np. już od 6 lat) zajmuje to stanowisko w firmie.
Na podstawie przeprowadzonego wartościowania, pracodawca będzie musiał dokonać klasyfikacji stanowisk i wyznaczyć kategorie pracowników. Zatem cała procedura wartościowania pracy ostatecznie pozwoli pogrupować pracowników na tych, którzy wykonują tę samą pracę lub pracę tej samej wartości (mimo zajmowania zupełnie różnych „tematycznie” stanowisk). To usystematyzowanie jest konieczne do realizacji późniejszych obowiązków informacyjnych, które przewidują kryterium „pracowników należących do jednakowej kategorii”.
Ostatnim krokiem w tej początkowej fazie wdrażania przepisów w miejscu pracy jest określenie czynników ustalania wynagrodzeń i ich wzrostu (np. rozwój umiejętności, staż pracy). Ustalenie tych zasad jest niezbędne, aby pracodawca mógł wywiązać się z następczego obowiązku informacyjnego. Zapoznanie pracowników z zasadami wynagradzania stanowi bowiem wymóg, który pracodawca musi zrealizować z własnej inicjatywy.
W celu wsparcia pracodawców przy tym pierwszym etapie prowadzącym do zwiększenia przejrzystości płac, Minister właściwy ds. Pracy udostępnił publicznie narzędzie pomocnicze do dokonania oceny stanowisk: https://www.gov.pl/web/rodzina/wartosciowanie-pracy
Ogłoszenie zasad wynagradzania – etap II działań
Po zakończeniu procesu wartościowania pracy, pracodawca musi zapoznać pracowników z czynnikami ustalania wynagrodzeń (czyli poinformować pracowników co bierze pod uwagę ustalając wysokość wynagrodzenia). Informacje te mogą zostać udostępnione w dowolny sposób przyjęty w danym miejscu pracy, np. poprzez wysłanie maila lub udostępnienie na dysku wspólnym firmy.
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą również zapewnić pracownikom dostęp do informacji o czynnikach wzrostu wynagrodzeń (tzn. co pracodawca bierze pod uwagę przy decydowaniu o podwyżkach). Mniejsi pracodawcy mają obowiązek udostępnić tę informację jedynie na wniosek pracownika.
Obowiązek udzielenia informacji na wniosek pracownika
Pracodawca ma również obowiązki informacyjne w przypadku złożenia przez pracownika odpowiedniego wniosku. W terminie 30 dni od jego otrzymania pracodawca jest zobowiązany udzielić informacji o
Pod pojęciem „tej samej kategorii pracowników” z punktu 2. należy rozumieć pracowników, którzy zgodnie z przeprowadzonym wartościowaniem pracy zostali zaklasyfikowani do jednej grupy.
Do wynagrodzenia wlicza się wszystkie składniki i świadczenia związane z pracą. Nie wlicza się natomiast m.in. świadczeń przyznawanych wszystkim pracownikom (np. karta podarunkowa) ani odpraw. Jeżeli udzielenie informacji ujawniłoby wynagrodzenie konkretnej, możliwej do zidentyfikowania osoby (np. w przypadku, gdy w danej kategorii oprócz wnioskodawcy pracuje jeszcze tylko jedna osoba), pracodawca powinien odmówić udzielenia informacji wnioskującemu pracownikowi.
Dodatkowo, każdy pracodawca ma obowiązek raz w roku przypomnieć wszystkim pracownikom o przysługującym im prawie do składania wniosków o informacje dotyczące ich indywidualnego wynagrodzenia oraz średnich wynagrodzeń w ich kategorii pracowników.
Co niezwykle istotne, aby udzielić informacji na wniosek pracownika, pracodawca musi mieć wypracowany system wartościowania stanowisk i ustalone przejrzyste kryteria wynagradzania jeszcze zanim taki wniosek wpłynie.
Raportowanie luki płacowej
Obowiązek raportowania luki płacowej dotyczy pracodawców zatrudniających od 100 pracowników. W przypadku pracodawców zatrudniających od 100-250 pracowników, sprawozdanie określające różnice w zarobkach kobiet i mężczyzn co do zasady składa się co 3 lata. Więksi pracodawcy będą musieli sprostać temu obowiązkowi co roku, do 31 marca.
Jeżeli sprawozdanie wykaże lukę płacową w wysokości równej bądź przekraczającej 5%, pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań naprawczych.
Jakie sankcje grożą za naruszenia?
Katalog naruszeń przewidzianych w ustawie jest szeroki, a możliwe kary mieszczą się w przedziale od 2000 do 60 000 zł. Sankcja finansowa grozi w przypadku m.in. niedokonania oceny wartości pracy przez pracodawcę, nieustalenia kategorii pracowników oraz nierealizowania obowiązków informacyjnych.
Od kiedy pracodawca podlega nowym obowiązkom?
Zgodnie z dyrektywą 2023/970, polski ustawodawca był zobowiązany wdrożyć unijne regulacje do 7 czerwca 2026 roku. Jednak biorąc pod uwagę obecny stan prac nad ustawą, termin wdrożenia nowych obowiązków przez pracodawców będzie znacznie dłuższy.
autorką artykułu jest asystentka prawna Patrycja Kiszka
Jeśli na co dzień zatrudniasz powyżej 20 pracowników i chcesz zwolnić jednego z nich, powinieneś zapoznać się z ustawą o zwolnieniach grupowych. Choć jej nazwa na to nie wskazuje, najczęściej ma ona duże znaczenie dla przedsiębiorców żegnających się choćby z jednym członkiem załogi.
Model Employer of Record (EOR) zyskuje w Polsce na popularności wraz z rozwojem pracy zdalnej i globalizacji zatrudnienia. Coraz więcej firm zagranicznych chce zatrudniać specjalistów w Polsce bez konieczności zakładania tu spółki czy oddziału zagranicznego podmiotu. Skorzystanie z modelu EOR pozwala na zatrudnienie pracownika formalnie poprzez inny podmiot, przy jedoczesnym korzystaniu z efektów jego pracy.
Czym dokładnie jest Employer of Record (EOR)? Czy model EOR jest w Polsce jakkolwiek uregulowany? Jakie ryzyka i obowiązki wiążą się z modelem zatrudnienia EOR?
