W ostatnich latach zatrudnianie cudzoziemców stało się nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Dotyczy to nie tylko dużych zakładów produkcyjnych, ale również branży budowlanej, transportowej, logistycznej, gastronomicznej czy IT. Jednocześnie organy państwowe coraz częściej przeprowadzają kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców, a od czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy, które znacząco zwiększyły obowiązki pracodawców oraz wysokość sankcji za naruszenia prawa.
Kto może przeprowadzić kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemca?
Najczęściej kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców przeprowadzają:
- Państwowa Inspekcja Pracy (PIP),
- Straż Graniczna,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- Krajowa Administracja Skarbowa.
Organy te mogą współpracować i wymieniać informacje dotyczące zatrudnienia pracowników zagranicznych. Kontrola może zostać wszczęta zarówno na podstawie planu kontroli, jak i wskutek zawiadomienia, analizy ryzyka lub stwierdzonych nieprawidłowości.
Co sprawdzają kontrolerzy?
Podstawowym celem kontroli jest ustalenie, czy cudzoziemiec wykonuje pracę legalnie, a także czy pracodawca dopełnił wszystkich obowiązków wynikających z przepisów.
Kontrolujący najczęściej weryfikują:
- legalność pobytu cudzoziemca na terytorium Polski,
- dokumenty uprawniające do wykonywania pracy,
- zgodność wykonywanej pracy z warunkami wskazanymi w zezwoleniu lub oświadczeniu,
- zawarte umowy,
- zgłoszenie pracownika do ZUS,
- terminowość realizacji obowiązków informacyjnych wobec urzędów,
- ewidencję czasu pracy i dokumentację kadrową.
W praktyce jednak bardzo często okazuje się, że problem nie wynika z braku zezwolenia na pracę, lecz z niezgodności pomiędzy dokumentami, które zostały złożone do organów a rzeczywistymi warunkami zatrudnienia cudzoziemca.
Jakie są najczęstsze błędy pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców?
W trakcie kontroli najczęściej ujawniane są następujące nieprawidłowości:
- Praca na innym stanowisku niż wskazane w zezwoleniu
Jeżeli cudzoziemiec wykonuje obowiązki inne niż określone w zezwoleniu na pracę lub decyzji pobytowej, organ może uznać, że pracuje on nielegalnie.
- Brak aktualnych dokumentów pobytowych
Pracodawca powinien monitorować terminy ważności wiz, kart pobytu oraz innych dokumentów uprawniających do legalnego pobytu i pracy. Sam fakt posiadania zezwolenia na pracę nie zawsze oznacza możliwość legalnego wykonywania pracy.
- Niedopełnienie obowiązków informacyjnych
Nowe przepisy przewidują obowiązek zgłaszania m.in. podjęcia pracy, niepodjęcia pracy czy wcześniejszego zakończenia zatrudnienia w określonych terminach. Brak takiego zgłoszenia może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.
- Nieprawidłowości w dokumentacji
Brak podpisanej umowy, brak tłumaczenia dokumentów dla pracownika lub niekompletna dokumentacja kadrowa należą do najczęściej spotykanych uchybień.
Jak przygotować firmę do kontroli w zakresie legalności pracy cudzoziemców?
Przede wszystkim warto przeprowadzić wewnętrzny audyt dokumentów. Ponadto, należy regularnie sprawdzać:
- ważność dokumentów pobytowych zatrudnionych cudzoziemców,
- ważność zezwoleń na pracę,
- kompletność akt osobowych,
- zgłoszenia do ZUS,
- zgodność stanowisk i wynagrodzeń z dokumentami legalizującymi pracę.
Polecamy prowadzić elektroniczny rejestr terminów ważności dokumentów wszystkich zatrudnionych cudzoziemców, co ułatwi monitorowanie tych danych. Ponadto, w każdej firmie zatrudniającej cudzoziemców powinny funkcjonować procedury określające m.in. sposób weryfikacji dokumentów przed zatrudnieniem, zasady monitorowania terminów ważności dokumentów, sposób zgłaszania zmian do odpowiednich urzędów a także przede wszystkim – osoby odpowiedzialne za nadzór nad legalnością zatrudnienia.
Pracodawca powinien także pamiętać o regularnych szkoleniach pracowników działu HR, którzy odpowiadają za procedurę zatrudnienia cudzoziemców w firmie. Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców zmieniają się bardzo dynamicznie. Nawet doświadczeni specjaliści mogą nie zauważyć zmian, które mają istotne znaczenie dla legalności zatrudnienia. Regularne szkolenia pozwalają ograniczyć ryzyko kosztownych błędów.
Co należy okazać w razie kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców?
Podczas kontroli, organowi kontrolującemu najczęściej należy przedstawić:
- dokumenty pobytowe pracowników,
- zezwolenia na pracę lub inne podstawy legalnego zatrudnienia,
- umowy z pracownikami,
- dokumentację płacową,
- potwierdzenia zgłoszeń do ZUS,
- dokumenty dotyczące realizacji obowiązków informacyjnych.
Jakie kary grożą za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Od czerwca 2025 r. ustawodawca zaostrzył sankcje za naruszenia przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Inspektorzy mogą nakładać wysokie mandaty, a grzywny mogą być uzależnione od liczby cudzoziemców zatrudnionych niezgodnie z prawem. W niektórych przypadkach konsekwencje mogą obejmować również problemy z uzyskaniem kolejnych zezwoleń na zatrudnienie cudzoziemców.
