Ces dernières années, l’emploi de travailleurs étrangers est devenu un élément essentiel du fonctionnement de nombreuses entreprises. Cela concerne non seulement les grandes usines de production, mais aussi les secteurs de la construction, du transport, de la logistique, de la restauration et des technologies de l’information. Parallèlement, les autorités publiques procèdent de plus en plus fréquemment à des contrôles portant sur la légalité de l’emploi des étrangers. Depuis juin 2025, de nouvelles réglementations sont entrées en vigueur, augmentant considérablement les obligations des employeurs ainsi que le niveau des sanctions encourues en cas de violation de la législation.
Qui est habilité à effectuer un contrôle de la légalité de l’emploi d’un travailleur étranger?
Le plus souvent, les contrôles relatifs à la légalité de l’emploi des travailleurs étrangers sont effectués par :
- l’Inspection nationale du travail (Państwowa Inspekcja Pracy – PIP),
- la Garde-frontière (Straż Graniczna),
- l’Institution d’assurance sociale (Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS),
- l’Administration nationale des recettes publiques (Krajowa Administracja Skarbowa – KAS).
Ces autorités peuvent coopérer entre elles et échanger des informations concernant l’emploi de travailleurs étrangers. Un contrôle peut être engagé soit sur la base d’un plan d’inspection, soit à la suite d’un signalement, d’une analyse des risques ou de la constatation d’irrégularités.
Que vérifient les inspecteurs ?
L’objectif principal du contrôle est de vérifier si le travailleur étranger exerce une activité professionnelle de manière légale et si l’employeur a respecté l’ensemble des obligations découlant de la réglementation en vigueur.
Les inspecteurs vérifient le plus souvent :
- la légalité du séjour du ressortissant étranger sur le territoire de la Pologne,
- les documents autorisant l’exercice d’un emploi,
- la conformité du travail effectué avec les conditions indiquées dans le permis de travail ou la déclaration,
- les contrats de travail,
- l’immatriculation du salarié auprès de l’Institution d’assurance sociale (ZUS),
- le respect des délais des obligations de déclaration envers les autorités publiques,
- les registres du temps de travail et la documentation RH.
En pratique, il s’avère très souvent que le problème ne résulte pas de l’absence d’un permis de travail, mais de divergences entre les documents soumis aux autorités et les conditions réelles de l’emploi du travailleur étranger.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes commises par les employeurs lors de l’embauche de ressortissants étrangers ?
Lors des contrôles, les irrégularités suivantes sont le plus souvent constatées :
- L’emploi à un poste autre que celui indiqué dans le permis de travail
Si un ressortissant étranger exerce des fonctions autres que celles prévues dans le permis de travail ou dans la décision de séjour, l’autorité peut conclure qu’il travaille de manière illégale.
- Absence de documents de séjour valides
L’employeur doit surveiller les dates d’expiration des visas, des cartes de séjour et des autres documents autorisant le séjour et le travail légal. La simple possession d’un permis de travail ne signifie pas toujours que le ressortissant étranger est autorisé à travailler légalement
- Non-respect des obligations de déclaration.
Les nouvelles réglementations prévoient une obligation de déclarer, entre autres, le début de l’emploi, le fait de ne pas prendre ses fonctions ou la cessation anticipée de l’emploi dans les délais prescrits. Le défaut de transmission de ces notifications peut engager la responsabilité de l’employeur.
- Irrégularités dans la documentation.
L’absence de contrat de travail signé, l’absence de traductions des documents destinés au salarié ou une documentation RH incomplète figurent parmi les manquements les plus fréquemment constatés.
Comment préparer une entreprise à un contrôle concernant la légalité de l’emploi de ressortissants étrangers ?
Tout d’abord, il est conseillé de réaliser un audit interne de la documentation. En outre, il convient de vérifier régulièrement les éléments suivants :
- la validité des documents de séjour des ressortissants étrangers employés,
- la validité des permis de travail,
- l’exhaustivité des dossiers personnels des employés,
- les déclarations auprès de l’Institution d’Assurance Sociale (ZUS),
- la conformité des postes de travail et de la rémunération avec les documents autorisant l’emploi.
Nous recommandons de tenir un registre électronique des dates d’expiration de tous les documents détenus par les ressortissants étrangers employés, ce qui facilite le suivi de ces données. En outre, toute entreprise employant des étrangers devrait disposer de procédures définissant, entre autres, la méthode de vérification des documents avant l’embauche, les règles de suivi des périodes de validité des documents, les procédures de déclaration des changements auprès des autorités compétentes et—surtout—les personnes responsables du contrôle de la légalité de l’emploi.
L’employeur doit également veiller à la formation régulière des employés du service des ressources humaines responsables de la procédure d’emploi des étrangers au sein de l’entreprise. Les réglementations relatives à l’emploi des ressortissants étrangers évoluent très rapidement. Même des spécialistes expérimentés peuvent ne pas remarquer des changements pourtant essentiels pour la légalité de l’emploi. Des formations régulières permettent de réduire le risque d’erreurs coûteuses.
Que doit-on présenter lors d’un contrôle de la légalité de l’emploi des ressortissants étrangers ?
Lors d’un contrôle, l’autorité de contrôle demande le plus souvent la présentation des éléments suivants :
- les documents de séjour des employés,
- les permis de travail ou autres bases légales de l’emploi,
- les contrats de travail,
- les documents de paie,
- les confirmations d’inscription auprès de l’Institution d’Assurance Sociale (ZUS),
- les documents attestant du respect des obligations de déclaration.
Quelles sanctions s’appliquent en cas d’emploi illégal d’un ressortissant étranger ?
Depuis juin 2025, le législateur a renforcé les sanctions en cas de violation des dispositions relatives à l’emploi des ressortissants étrangers. Les inspecteurs peuvent infliger de lourdes amendes, et les sanctions peuvent dépendre du nombre d’étrangers employés illégalement. Dans certains cas, les conséquences peuvent également inclure des difficultés pour obtenir de nouvelles autorisations d’emploi de travailleurs étrangers.
