De plus en plus de sociétés polonaises nomment des ressortissants étrangers au sein du conseil d’administration de sociétés à responsabilité limitée (sp. z o.o.). Cela concerne aussi bien les investisseurs étrangers qui créent une activité en Pologne que les groupes internationaux qui détachent leurs dirigeants au sein de leurs filiales polonaises.
En pratique, toutefois, la seule nomination d’un ressortissant étranger au conseil d’administration ne signifie pas nécessairement qu’il est autorisé à exercer légalement ses fonctions sur le territoire polonais.
Selon la nationalité de la personne concernée, le fondement juridique de l’exercice de ses fonctions ainsi que l’étendue de ses responsabilités, il peut être nécessaire de satisfaire à des exigences supplémentaires prévues par le droit polonais de l’immigration et le droit du travail.
Un ressortissant étranger peut-il devenir membre du conseil d’administration d’une société à responsabilité limitée polonaise (sp. z o.o.) ?
Oui, tout à fait.
En droit polonais, la possibilité d’exercer les fonctions de membre du conseil d’administration n’est pas subordonnée à la possession de la nationalité polonaise. Un ressortissant étranger peut être nommé membre du conseil d’administration d’une société à responsabilité limitée polonaise (sp. z o.o.) dans les mêmes conditions qu’un citoyen polonais, à condition qu’aucun motif légal d’incompatibilité ou d’exclusion ne s’y oppose (par exemple, une condamnation pour certaines infractions pénales).
En pratique, toutefois, la nomination d’un ressortissant étranger au conseil d’administration peut entraîner des obligations supplémentaires découlant de la réglementation applicable au séjour et à l’emploi des ressortissants étrangers en Pologne.
Un membre du conseil d’administration est-il tenu de conclure un contrat de gestion avec la société ?
Non, mais il peut le faire. Un membre du conseil d’administration peut exercer ses fonctions :
- uniquement sur la base de sa nomination (le plus souvent par une résolution des associés le nommant au conseil d’administration) ;
- dans le cadre d’un contrat de travail ;
- sur la base d’un contrat de management ou d’un autre contrat de droit civil ; ou
- sur la base d’une combinaison d’une résolution de nomination et d’une autre forme de collaboration.
En pratique, il est fréquent que les filiales polonaises de sociétés étrangères nomment au sein de leur conseil d’administration des ressortissants étrangers qui occupent déjà des fonctions de direction ou de management au sein de la société mère étrangère. Dans ce cas, les sociétés polonaises se limitent souvent à la seule résolution des associés portant nomination de l’intéressé au conseil d’administration, sans conclure de contrat distinct.
En revanche, lorsque le membre du conseil d’administration exerce en pratique les fonctions d’un salarié de la société polonaise, il est courant que la société conclue avec lui un contrat de travail ou un autre contrat approprié, en complément de la résolution de nomination.
Le modèle retenu revêt une importance particulière, puisqu’il détermine les obligations spécifiques relatives à la régularisation du séjour et de l’activité professionnelle du ressortissant étranger en Pologne.
Un ressortissant étranger exerçant les fonctions de membre du conseil d’administration a-t-il besoin d’un permis de travail ?
Cela dépend de la nationalité de la personne concernée ainsi que de la manière dont elle exerce effectivement ses fonctions.
Les ressortissants des États membres de l’Union européenne, de l’Espace économique européen (EEE) et de la Suisse bénéficient de la libre circulation des travailleurs et peuvent exercer des fonctions au sein des organes de direction des sociétés. Par conséquent, ils ne sont généralement pas tenus d’obtenir un permis de travail.
La situation est plus complexe pour les ressortissants de pays tiers. Dans de nombreux cas, ils devront obtenir un permis de travail de type B, bien que le droit polonais prévoie également plusieurs exceptions à cette obligation.
Dans quels cas un permis de travail de type B est-il requis ?
Un permis de travail de type B est requis pour les ressortissants étrangers qui exercent les fonctions de membre du conseil d’administration d’une personne morale inscrite au registre des entrepreneurs et qui exercent ces fonctions sur le territoire polonais pendant une période totale supérieure à six mois au cours de douze mois consécutifs.
En pratique, cela signifie que de nombreux membres étrangers des conseils d’administration qui exercent effectivement leurs fonctions en Pologne sont tenus d’obtenir ce type de permis de travail.
En outre, le membre du conseil d’administration doit disposer d’un titre de séjour approprié l’autorisant à séjourner en Pologne conformément aux dispositions applicables en matière d’immigration. Selon les circonstances, il peut notamment s’agir d’un visa national ou d’un titre de séjour temporaire.
Quelles sont les obligations de la société qui nomme un ressortissant étranger au sein de son conseil d’administration ?
La nomination au conseil d’administration d’un ressortissant étranger provenant d’un État situé hors de l’Union européenne, de l’Espace économique européen (EEE) ou de la Suisse implique un certain nombre d’obligations juridiques pour la société. En particulier, celle-ci doit vérifier :
- si la personne concernée dispose d’un droit de séjour légal en Pologne ;
- si l’exercice des fonctions de membre du conseil d’administration nécessite l’obtention d’un permis de travail ;
- si la forme de collaboration retenue est conforme aux dispositions légales applicables;
- si la documentation de la société est cohérente avec le modèle de rémunération retenu pour le membre du conseil d’administration ; et
- si toutes les obligations envers l’Institution polonaise de sécurité sociale (Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS) ainsi qu’envers les autorités fiscales compétentes ont été remplies.
Quels sont les risques pour une société qui nomme un ressortissant étranger au sein de son conseil d’administration ?
Une nomination irrégulière d’un ressortissant étranger à des fonctions de membre du conseil d’administration peut entraîner des conséquences importantes, tant pour la société que pour la personne concernée.
Les difficultés les plus fréquentes sont notamment les suivantes :
- l’exercice des fonctions de membre du conseil d’administration sans le permis de travail requis ;
- le choix d’un fondement juridique inadapté pour la collaboration ;
- l’absence d’un titre de séjour valable autorisant la personne à séjourner en Pologne ; et
- des irrégularités constatées lors de contrôles effectués par l’Inspection nationale du travail (Państwowa Inspekcja Pracy – PIP) ou par la Garde-frontières polonaise (Straż Graniczna).
Selon les circonstances, ces irrégularités peuvent entraîner des sanctions financières, des difficultés pour l’obtention ou le renouvellement du droit de séjour du ressortissant étranger, ainsi que des perturbations dans le fonctionnement de la société.
C’est pourquoi, avant de nommer un ressortissant étranger au sein du conseil d’administration, nous recommandons de procéder à une analyse juridique approfondie couvrant non seulement les aspects relevant du droit des sociétés, mais également les dispositions applicables en matière de droit de l’immigration, de droit du travail, de droit de la sécurité sociale et de droit fiscal.
