La notion d’heures supplémentaires est largement connue, mais leur décompte correct reste un défi pour de nombreux employeurs. Le Code du travail polonais distingue clairement deux types de travail en heures supplémentaires, chacun étant soumis à des règles distinctes. Avant de procéder au décompte des heures supplémentaires, l’employeur doit donc savoir à quel type il a affaire.
Qu’est-ce qu’une heure supplémentaire ?
Conformément aux dispositions légales, il y a travail en heures supplémentaires en cas de dépassement par le salarié de la norme de temps de travail (art. 151 du Code du travail). Les normes de temps de travail sont dépassées lorsque le salarié travaille plus longtemps que ne le prévoient le système et la répartition du temps de travail qui lui sont applicables (le plus souvent, il s’agit d’un dépassement de 8 heures de travail par jour et de 40 heures de travail par semaine en moyenne). Il en résulte que le temps de travail prévu peut être dépassé par le salarié tant à l’échelle journalière qu’hebdomadaire.
Les normes de temps de travail varient en fonction du système de temps de travail en vigueur chez l’employeur concerné. Dans le système de base, la norme journalière est de 8 heures, alors que, par exemple, dans le système de temps de travail équivalent, cette norme atteint 12 heures. Et c’est précisément le dépassement de la durée journalière du temps de travail qui donne lieu aux heures supplémentaires journalières.
Des heures supplémentaires apparaissent également en cas de dépassement de la norme hebdomadaire moyenne de temps de travail. Là encore, dans le système de base, celle-ci est en moyenne de 40 heures par semaine ; les heures supplémentaires apparaissent donc à partir de la 41e heure de travail dans la semaine, et pour chaque heure suivante. En revanche, par exemple, dans le système de travail en continu, les heures supplémentaires hebdomadaires n’apparaissent qu’au-delà d’une moyenne de 43 heures par semaine.
Quand apparaissent les heures supplémentaires journalières et comment les décompter ?
Les heures supplémentaires journalières apparaissent en cas de dépassement de la durée journalière du temps de travail du salarié. Si celui-ci relève du système de base (c’est-à-dire 8 heures) et qu’il a travaillé 10 heures au cours d’une journée donnée, le nombre d’heures supplémentaires sera égal à 2. Il convient toutefois de préciser que la journée de travail (doba pracownicza) s’entend de 24 heures consécutives comptées à partir de l’heure à laquelle le salarié commence le travail conformément à la répartition du temps de travail qui lui est applicable. Par exemple, si le salarié a commencé à travailler à 9h00 le mardi, sa journée de travail se termine à 9h00 le mercredi. Le nombre d’heures travaillées au cours d’une journée donnée (y compris, précisément, les heures supplémentaires) doit donc être calculé selon la définition de la journée de travail (et non de la journée « calendaire »).
Les heures supplémentaires journalières doivent être décomptées au fur et à mesure. Cela signifie que la majoration de salaire au titre de ce type d’heures supplémentaires est versée avec la rémunération mensuelle.
Quand apparaissent les heures supplémentaires hebdomadaires et comment les décompter ?
Les heures supplémentaires hebdomadaires sont les heures de travail dépassant la durée hebdomadaire moyenne du temps de travail applicable au salarié concerné. Ce type d’heures supplémentaires doit être calculé de la manière suivante :
- Du nombre réel d’heures travaillées au cours de la période de référence (okres rozliczeniowy) concernée, il convient de soustraire la durée individuelle du temps de travail du salarié (en tenant compte des congés ou des absences pour maladie) ;
- Du nombre d’heures supplémentaires ainsi obtenu, il convient de soustraire les heures supplémentaires journalières ;
- La différence obtenue correspond au nombre d’heures supplémentaires hebdomadaires ;
Le principe fondamental du décompte des heures supplémentaires hebdomadaires est qu’elles sont décomptées non pas au fur et à mesure, contrairement aux heures supplémentaires journalières, mais sur la période de référence concernée. Ainsi, selon la période de référence en vigueur chez l’employeur, ces heures supplémentaires peuvent être décomptées chaque mois, tous les 4 mois, voire tous les 12 mois.
Le principe du décompte unique des heures supplémentaires
Le Code du travail consacre le principe du décompte unique des heures supplémentaires. Cela signifie que les heures déjà comptabilisées comme heures supplémentaires journalières et réglées dans le mois courant – sont soustraites du total des heures supplémentaires afin de calculer le nombre d’heures supplémentaires hebdomadaires. Il s’agit d’une solution très logique, qui fait en sorte que une même heure supplémentaire ne peut pas donner lieu à deux créances simultanément (au titre des heures supplémentaires journalières et hebdomadaires). En pratique, les heures hebdomadaires correspondent donc uniquement au nombre d’heures qui dépasse la norme hebdomadaire et qui n’a pas été préalablement décompté au titre des heures journalières.
La connaissance des règles exposées ci-dessus donne à l’employeur une base solide pour un décompte correct des heures supplémentaires. Bien entendu, en pratique, l’employeur est tenu à une série d’autres obligations et règles qu’il doit respecter lorsque ses salariés effectuent des heures supplémentaires. Il convient notamment de garder à l’esprit la limite annuelle des heures supplémentaires, l’obligation d’assurer aux salariés un repos journalier et hebdomadaire ainsi que l’interdiction du travail en heures supplémentaires pour certaines catégories de salariés. Une application correcte des règles de décompte des heures supplémentaires permet d’éviter non seulement des erreurs juridiques, mais surtout des litiges découlant de la relation de travail.
l’auteure de l’article est juriste – Patrycja Kiszka
