Pojęcie nadgodzin jest powszechnie znane, jednak ich prawidłowe rozliczenie wciąż stanowi wyzwanie dla wielu pracodawców. Polski Kodeks Pracy wyraźnie rozróżnia dwa rodzaje pracy w godzinach nadliczbowych, z których każdy podlega odrębnym zasadom. Zanim więc pracodawca zacznie rozliczać nadgodziny, musi wiedzieć, z jakim ich rodzajem ma do czynienia.
Co w ogóle jest nadgodziną?
Zgodnie z przepisami praca w godzinach nadliczbowych występuje w przypadku przekroczenia przez pracownika normy czasu pracy (art. 151 KP). Do przekroczenia norm czasu pracy dochodzi w przypadku, gdy pracownik pracuje dłużej niż wynika to z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy (czyli najczęściej jest to przekroczenie 8 godzin pracy w ciągu jednej doby, średnio 40 godzin pracy tygodniowo). Wynika z tego, że może dojść do przekroczenia przewidzianego czasu pracy przez pracownika zarówno w skali dobowej, jak i tygodniowej.
Normy czasu pracy różnią się w zależności od systemu czasu pracy obowiązującego u danego pracodawcy. W przypadku podstawowego systemu czasu pracy norma dobowa wynosi 8 godzin, natomiast przykładowo, w równoważnym czasie pracy norma ta wynosi już 12 godzin. I to właśnie przekroczenie dobowego wymiaru czasu pracy powoduje wystąpienie nadgodzin dobowych.
Nadgodziny występują również w przypadku przekroczenia uśrednionej, tygodniowej normy czasu pracy. Ponownie – w przypadku podstawowego czasu pracy wynosi ona średnio 40 godzin tygodniowo, więc godziny nadliczbowe powstają wraz z 41 i każdą kolejną godziną pracy w tygodniu. Natomiast przykładowo w czasie pracy w ruchu ciągłym nadgodziny tygodniowe powstaną dopiero po przekroczeniu średniej 43 godzin na tydzień.
Kiedy powstają nadgodziny dobowe i jak je rozliczać?
Nadgodziny dobowe powstają w przypadku przekroczenia dobowego wymiaru czasu pracy pracownika. Jeżeli jest on objęty podstawowym czasem pracy (tj. 8 godzin), a w danej dobie pracował 10 godzin, liczba nadgodzin będzie równa 2. Ważne jest przy tym zastrzeżenie, że jako dobę pracowniczą należy rozumieć 24 kolejne godziny licząc od godziny, w której pracownik zaczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Przykładowo, jeżeli pracownik zaczął pracę o 9:00 we wtorek, doba pracownicza kończy się o 9:00 w środę. Liczbę godzin przepracowanych w danej dobie (w tym właśnie nadgodzin) należy więc liczyć zgodnie z definicją doby pracowniczej (a nie doby „kalendarzowej”).
Nadgodziny dobowe należy rozliczać na bieżąco. Oznacza to, że dodatek do wynagrodzenia za ten rodzaj godzin nadliczbowych wypłacany jest wraz z wynagrodzeniem miesięcznym.
Kiedy powstają nadgodziny tygodniowe i jak je rozliczać?
Nadgodziny tygodniowe stanowią godziny pracy przekraczające średni tygodniowy wymiar czasu pracy obowiązujący danego pracownika. Ten rodzaj nadgodzin należy liczyć w następujący sposób:
- Od rzeczywistej liczby przepracowanych godzin w danym okresie rozliczeniowym należy odjąć indywidualny wymiar czasu pracy pracownika (uwzględniając urlopy czy choroby);
- Od tak otrzymanej liczby nadgodzin należy odjąć nadgodziny dobowe;
- Powstała różnica stanowi liczbę nadgodzin tygodniowych;
Podstawową zasadą rozliczania nadgodzin tygodniowych jest to, że są one rozliczane nie na bieżąco, w przeciwieństwie do nadgodzin dobowych, a w danym okresie rozliczeniowym. Więc w zależności od obowiązującego u danego pracodawcy okresu rozliczeniowego, nadgodziny te mogą być rozliczane co miesiąc, co 4 miesiące, czy nawet co 12 miesięcy.
Zasada jednorazowego liczenia godzin nadliczbowych
Kodeks pracy przyjmuje zasadę jednorazowego liczenia nadgodzin. Oznacza to, że godziny już zaliczone jako nadgodziny dobowe i rozliczone w bieżącym miesiącu – są odejmowane od puli nadgodzin w celu wyliczenia wysokości nadgodzin tygodniowych. Jest to bardzo logiczne rozwiązanie i prowadzi do tego, że ta sama nadgodzina nie może generować dwóch roszczeń jednocześnie (w ramach nadgodzin dobowych i tygodniowych). W praktyce więc godziny tygodniowe to wyłącznie liczba godzin, która przekracza normę tygodniową i nie została wcześniej rozliczona jako dobowa.
Znajomość powyższych zasad daje pracodawcy solidną podstawę do prawidłowego rozliczenia nadgodzin. Oczywiście w praktyce, na pracodawcy spoczywa szereg innych obowiązków i zasad, które musi przestrzegać w związku z wypracowaniem nadgodzin przez pracowników. W szczególności należy pamiętać o rocznym limicie nadgodzin, obowiązku zapewnienia pracownikom odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz zakazie pracy w godzinach nadliczbowych niektórych kategorii pracowników. Prawidłowe stosowanie zasad rozliczania nadgodzin pozwala uniknąć nie tylko błędów prawnych, ale przede wszystkim sporów ze stosunku pracy.
autorką artykułu jest prawniczka – Patrycja Kiszka
