Ogólna charakterystyka umów NDA
Umowy NDA (czyli umowy o zachowaniu poufności) mogą przybierać formę:
- całkowicie odrębnych umów (tak jest najczęściej, gdy zawierane są przed nawiązaniem współpracy przez strony, na okres negocjacji czy ustalania warunków przyszłej współpracy), lub
- postanowień wplecionych w inną umowę (najczęściej – w umowę regulującą merytoryczną współpracę stron).
Najczęściej umowy NDA (umowy o zachowaniu poufności) są obustronne, tj. chronią informacje poufne każdej ze stron. Natomiast prawnie dopuszczalne jest (i w praktyce też się zdarza) zawieranie NDA jednostronnych. W takim przypadku NDA chroni wyłącznie interes jednej ze stron (tej, która ujawnia swoje informacje poufne drugiej stronie). Jednostronne NDA są najczęściej wykorzystywane w przypadku, gdy jedna ze stron jest wyraźnie stroną zamawiającą produkt lub usługę, a druga strona – jest klasycznym wykonawcą.
NDA (umowy o zachowaniu poufności) mogą być zawarte:
- przed wejściem stron w docelową współpracę – wtedy chronią informacje przekazywane w toku negocjacji, prób, testów, itp.;
- na początku lub w trakcie współpracy stron – w tym przypadku chronią informacje otrzymywane i przekazywane w toku współpracy, a mogą także (i najczęściej tak się dzieje) zastrzegać poufność informacji nawet po zakończeniu współpracy stron.
Co zabezpiecza NDA?
W umowach NDA ważne jest precyzyjne oznaczenie informacji, które mają być chronione na mocy tego kontraktu. Najczęściej są to informacje finansowe (np. cenniki, polityka rabatowania, kondycja finansowa podmiotu), technologiczne (metody produkcji, stosowane narzędzia i środki, know-how branżowy), biznesowe (treść obowiązujących umów, ich warunki, listy klientów lub potencjalnych klientów).
Można zastosować zasadę – im informacja jest dla nas istotniejsza, tym bardziej precyzyjnie należy ją oznaczyć w NDA. Natomiast – czy brak oznaczenia konkretnej informacji w NDA przekreśla możliwość jej ochrony na mocy tej umowy? Absolutnie nie – najczęściej w treści NDA wskazuje się pewne grupy lub typy informacji, które podlegają ochronie (np. informacje technologiczne, informacje finansowe) – takie oznaczenie w większości przypadków powinno być wystarczające. Zawsze pomocna jest także treść art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która definiuje tajemnicę przedsiębiorstwa. Co istotne – przepis ten obowiązuje niezależnie od tego, czy strony podpisały NDA, czy nie. Zatem nawet bez zawarcia umowy NDA polskie przepisy przewidują pewien bazowy poziom ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Sankcje za naruszenie poufności informacji wskazanych w umowie NDA
Samo zawarcie umowy NDA (umowy o zachowaniu poufności) i wskazanie w niej informacji chronionych to tylko połowa sukcesu. Konieczne jest także wprowadzenie sankcji za ujawnienie informacji poufnych wbrew postanowieniom umowy. W przeciwnym razie dochodzenie odszkodowania za naruszenie zakazu ujawniania informacji poufnych, chociaż możliwe, będzie czasochłonne i skomplikowane.
Najczęściej spotykaną formą sankcji są kary umowne (więcej o samych karach umownych pisaliśmy tu: https://milewska.legal/kary-umowne-w-kontraktach/). W praktyce, często zastrzega się kary kwotowe (np. 10.000 zł, 20.000 EUR – strony mają dowolność w określeniu waluty) za każdy przypadek naruszenia obowiązku zachowania poufności. Warto rzetelnie określić poziom kar, np. w zależności od stopnia wartości danej informacji poufnej, której ujawnienie dotyczy.
Okres obowiązywania NDA
Obserwujemy, że częstym błędem jest zawieranie umów NDA (umów o zachowaniu poufności) na czas nieokreślony. Strony wychodzą z mylnego założenia, że dzięki temu informacje będą chronię przez bardzo długi okres. Natomiast w rzeczywistości ryzyka związane z takim oznaczeniem okresu obowiązywania NDA (umowy o zachowaniu poufności) są dwa:
- umowy zawarte na czas nieokreślony są rozwiązywalne, tj. każda ze stron może je wypowiedzieć (niezgodne z prawem jest bowiem zawieranie dożywotnich kontraktów, bez możliwości ich wypowiedzenia);
- jest to praktycznie niemożliwe, aby informacja poufna utrzymała swoją wartość dla przedsiębiorstwa (która to wartość właśnie czyni ją poufną) bezterminowo; w zasadzie każda informacja poufna po jakimś czasie się dezaktualizuje – zmienia się technologia produkcji, cenniki, listy klientów.
Dlatego najkorzystniej jest zawierać umowy NDA (umowy o zachowaniu poufności) na odpowiednio długi (w zależności od rodzaju chronionej informacji) czas określony, bez możliwości rozwiązania umowy NDA przed tym terminem.
W praktyce najczęściej spotyka się umowy NDA zawierane na okres współpracy stron oraz jednocześnie na okres 2-10 lat od momentu zakończenia współpracy stron.
Daria Milewska
adwokat
