Zakończenie działalności stowarzyszenia rejestrowego nie polega wyłącznie na złożeniu wniosku o wykreślenie podmiotu z KRS. W celu zakończenia działalności podmiotu należy przeprowadzić proces likwidacji, który został opisany poniżej.
Likwidacja stowarzyszenia – metoda rozwiązania podmiotu
Stowarzyszenie rejestrowe – podobnie jak fundacja, czy nawet spółka z o.o. – musi przejść proces likwidacji w celu zakończenia swojej działalności. Organem uprawnionym do podjęcia decyzji o rozwiązaniu i likwidacji podmiotu jest Walne Zgromadzenie Członków stowarzyszenia. Proces likwidacji stowarzyszenia powinien zostać sfinalizowany w przeciągu jednego roku od momentu jej formalnego otwarcia.
Możliwość otwarcia likwidacji (w przeciwieństwie do likwidacji fundacji) nie jest uwarunkowana zaistnieniem żadnej „specjalnej” okoliczności. Do rozwiązania stowarzyszenia może więc dojść w każdym momencie, w którym Walne Zgromadzenie Członków podejmie stosowną uchwałę.
Podobnie jak w przypadku fundacji, majątek stowarzyszenia po likwidacji nie wróci do jego założycieli. Pozostały po czynnościach likwidacyjnych majątek jest przeznaczany na wskazany cel społeczny – czyli np. na inne stowarzyszenie lub fundację prowadzącą działalność podobnego rodzaju.
Otwarcie likwidacji stowarzyszenia – początek
Likwidacja stowarzyszenia rozpoczyna się przez przyjęcie uchwały o rozwiązaniu stowarzyszenia przez Walne Zgromadzenie Członków. Na zgromadzeniu rozpoczynającym proces likwidacji podmiotu powinny zostać podjęte następujące uchwały:
- o rozwiązaniu stowarzyszenia i otwarciu likwidacji,
- o powołaniu likwidatora – najczęściej likwidatorem będzie jeden z członków stowarzyszenia – jednakże nie ma przeciwwskazań by rolę te pełniła osoba spoza podmiotu,
- o sposobie reprezentacji stowarzyszenia – w przypadku powołania więcej niż jednego likwidatora,
- o przeznaczeniu majątku pozostałego po likwidacji.
Następnym krokiem po przeprowadzeniu zgromadzenia otwierającego likwidację stowarzyszenia jest złożenie stosownego wniosku do KRS. Otwarcie likwidacji zgłasza się przez PRS lub papierowo (papierowe zgłoszenie ma zastosowanie wyłącznie do stowarzyszeń nieprowadzących działalności gospodarczej). Termin na zgłoszenie likwidacji wynosi 7 dni od dnia podjęcia wskazanych uchwał. Zgłoszenia dokonuje likwidator.
Likwidator – kto to jest?
Likwidator to osoba (lub osoby) powołane przez Walne Zgromadzenie Członków stowarzyszenia do przeprowadzenia wszelkich faktycznych czynności koniecznych do zamknięcia działalności podmiotu. Rolą likwidatora będzie więc rozwiązanie zawartych umów, spłacenie długów oraz ściągnięcie wierzytelności. Likwidator będzie też na czas likwidacji reprezentował stowarzyszenie.
Otwarcie likwidacji stowarzyszenia – co dalej?
Otwarcie likwidacji umożliwia podjęcie czynności faktycznych zmierzających do zakończenia działalności podmiotu.
Jedną z pierwszych czynności, które należy podjąć w toku czynności likwidacyjnych, jest sporządzenie przez księgowych sprawozdania finansowego za okres od początku roku obrotowego do dnia poprzedzającego otwarcie likwidacji. Jest to tzw. bilans otwarcia likwidacji.
W momencie dokonania stosownego wpisu o otwarciu likwidacji w KRS stowarzyszenie musi dokonać zmiany informacji w CRBR w przeciągu 14 dni. Zgłoszenia w CRBR dokonuje likwidator.
Po dokonaniu wpisu w KRS należy również publicznie ogłosić o otwarciu likwidacji stowarzyszenia. Może ono przyjąć formę ogłoszenia na stronie internetowej, w prasie lub np. w siedzibie stowarzyszenia. Ogłoszenie powinno zawierać informacje o przeprowadzanej likwidacji – w tym datę, do której osoby zainteresowane mogą zgłaszać swoje wierzytelności względem podmiotu.
Podczas oczekiwania na upływ terminu wskazanego w ogłoszeniu, likwidatorzy powinni rozwiązać wszelkie umowy, których stowarzyszenie jest stroną. Jest to więc moment na zakończenie wszelkich umów pracowniczych, czy umów najmu lokalu.
Po upływie terminu na zgłoszenie się z wierzytelnościami wobec stowarzyszenia majątek podmiotu powinien zostać przekazany na ustalony cel społeczny.
Zakończenie likwidacji stowarzyszenia
W celu wykreślenia stowarzyszenia z KRS niezbędne jest formalne zakończenie likwidacji stowarzyszenia.
Jednym z niezbędnych kroków w tym celu będzie sporządzenie tzw. sprawozdania likwidacyjnego – czyli sprawozdania finansowego za okres od otwarcia likwidacji, do dnia poprzedzającego przekazanie majątku na wybrany cel społeczny. Oprócz sprawozdania likwidacyjnego (finansowego) niezbędne będzie również przygotowanie przez likwidatora sprawozdania z likwidacji – w którym należy opisać wszelkie podjęte w celu sfinalizowania likwidacji stowarzyszenia czynności.
Ostatnią czynnością poprzedzającą wniosek o wykreślenie stowarzyszenia z KRS będzie przeprowadzenie zgromadzenia kończącego likwidację stowarzyszenia.
Walne Zgromadzenie Członków powinno przyjąć na nim następujące uchwały:
- o zatwierdzeniu sprawozdania likwidacyjnego
- o zatwierdzeniu sprawozdania likwidatora z likwidacji
- wyznaczenie przechowawcy dokumentów i ksiąg stowarzyszenia (któremu można przyznać określone wynagrodzenie)
- zatwierdzenie przekazania majątku stowarzyszenia
- zwolnienie likwidatora z pełnionej funkcji
- potwierdzenie zakończenia likwidacji stowarzyszenia
Ostatnią czynnością podejmowaną przez likwidatora jest złożenie wniosku o wykreślenie stowarzyszenia z KRS.
