Pewnie nie jesteśmy świadomi, że każdy z nas, każdego dnia, zawiera dziesiątki umów (robiąc zakupy, jadąc komunikacją miejską, oddając kurtkę do pralni). Znakomita większość z nich to umowy ustne. Czy takie umowy są prawnie wiążące? Kiedy wymagane jest zawarcie umowy na piśmie? A kiedy należy sięgnąć po jeszcze „wyższą” formę umowy, taką jak akt notarialny?
W praktyce tak naprawdę niewiele umów stosowanych w codziennym obrocie dla swojej ważności wymaga formy innej niż ustna (aczkolwiek dla wielu z nich, forma co najmniej dokumentowa jest bardzo pożądana). Warto pamiętać, że zawsze możemy sięgnąć po „wyższą” formę umowy niż wymagana (np. po formę pisemną w przypadku, gdy wystarczająca jest forma ustna), kierując się własnym bezpieczeństwem i komfortem.
Umowa ustna – najmniej sformalizowany sposób zawarcia umowy
Statystycznie zapewne najwięcej umów zawieranych jest w formie ustnej. Są to najczęściej drobne, codzienne, umowy, co do których nawet nie do końca zdajemy sobie sprawę, że są umowami (np. zakupy spożywcze w pobliskim sklepie = zawarcie umowy sprzedaży; przejazd komunikacją miejską = zawarcie umowy przewozu; wymiana uszkodzonego elementu w kuchni przez specjalistę = umowa o dzieło). Takie umowy są jak najbardziej wiążące i ważne – przepisy nie wymagają żadnej szczególnej formy dla zawarcia ich w sposób skuteczny.
W praktyce trudno byłoby też wymagać zawierania w każdej takiej sytuacji umowy pisemnej.
Umowa w formie dokumentowej – czyli umowę możemy zawrzeć mailowo lub SMSem
Kolejnym popularnym, a nieco bardziej sformalizowanym sposobem zawarcia umowy niż umowa ustna, jest tzw. umowa w formie dokumentowej. Jest to umowa zawarta w taki sposób, że możliwe jest ustalenie kto i na co się umówił (np. w zakresie przedmiotu, ceny, terminu wykonania). Umową w formie dokumentowej będzie więc umowa zawarta mailem, poprzez dowolny komunikator (WhatsApp, Messenger, Slack, itp.), SMS, itp.
Za umowę w formie dokumentowej będziemy także traktować umowę podpisaną własnoręcznie, zeskanowaną i przesłaną mailem do kontrahenta – jeżeli nie dojdzie do wymiany podpisanych oryginałów pomiędzy stronami (wtedy bowiem umowa będzie miała formę pisemną).
Umowa pisemna – kiedy trzeba, a kiedy po prostu warto skorzystać z tej formy?
Formą bardziej sformalizowaną jest umowa pisemna. Przepisy wymagają zachowania formy pisemnej np. w przypadku przenoszenia majątkowych praw autorskich. Gdy umowa taka nie będzie zawarta na piśmie – będzie nieważna. Do niedawna forma pisemna z rygorem nieważności była także przewidziana dla umowy leasingu (obecnie wymagana jest jedynie forma dokumentowa).
Mimo że przepisy nie wymagają zachowania formy pisemnej w wielu przypadkach, warto z niej skorzystać, gdy umowa, którą zawieramy, przedstawia istotną wartość lub też ważne jest precyzyjne ustalenie terminów realizacji, ewentualnych kar za nieterminowe wykonanie umowy, czy granic odpowiedzialności stron.
Dlatego też niektóre umowy, chociażby umowę o dzieło (np. w przedmiocie wykonania projektu strony internetowej), umowę zlecenia (np. na wykonywanie usług serwisowych), umowę sprzedaży (np. samochodu), warto zawierać w formie pisemnej, nawet jeśli przepis tego nie wymaga. W razie ewentualnego sporu dużo łatwiej będzie ustalić na co tak naprawdę strony się umówiły, kiedy miało to zostać wykonane, jaka była wysokość ceny czy wynagrodzenia, itp.
Aby zawrzeć umowę w formie pisemnej wystarczy własnoręczne podpisanie umowy (pismem ręcznym). Za równoważne z podpisem własnoręcznym jest uznawane podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym (co ważne – podpisanie jej tzw. ePUAPem nie będzie wystarczające; podpis ePUAP nie jest bowiem kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Umowa z podpisem notarialnie poświadczonym – kiedy jest wymagana?
Forma z podpisem notarialnie poświadczonym (czyli umowa zawierana na piśmie, w której notariusz poświadcza jedynie na końcu tożsamość osoby podpisującej, nie nadając jednocześnie tej umowie formy aktu notarialnego) jest wymaga np. do umowy zbycia udziałów w spółce z o.o., czy też do umowy zbycia przedsiębiorstwa.
W praktyce, przy zawieraniu umowy, po formę z podpisem notarialnie poświadczonym rzadko sięga się, gdy przepisy tego nie wymagają. Można więc uznać, że umowa z podpisami notarialnie poświadczonymi będzie funkcjonowała w obrocie gospodarczym w przeważającej mierze przypadków wtedy, gdy przepis wyraźnie tej formy wymaga. Niedochowanie formy z podpisem notarialnie poświadczonym, gdy przepis jej wymaga, spowoduje nieważność umowy. Własność udziałów w spółce z o.o. nie przejdzie więc skutecznie na nabywcę, jeżeli umowa będzie miała zwykłą formę pisemną.
Umowa w formie aktu notarialnego – „najwyższa” forma zawarcia umowy
Akt notarialny jest najbardziej sformalizowanym sposobem zawarcia umowy. Przepisy wymagają zachowania tej formy w przypadku zbywania nieruchomości (jej sprzedaży, darowizny, zamiany) lub obciążania nieruchomości np. służebnością przejazdu albo też w przypadku zawarcia umowy spółki z o.o. W tych przypadkach cała umowa obejmowana jest aktem notarialnym podpisywanym przez strony i przez notariusza (tzn. notariusz nie poświadcza jedynie podpisu stron, a całą treść umowy wciąga do aktu notarialnego). Niedochowanie formy aktu notarialnego, gdy jest wymagana (np. sprzedaż nieruchomości poprzez zwykła pisemną umowę) spowoduje nieważność takiej umowy.
Oczywiście, w formie aktu notarialnego, można też zawrzeć każdą inną umowę (zgodnie z zasadą, że zawsze można skorzystać z formy „wyższej” niż wymaga tego przepis). Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku każda zmiana umowy także będzie wymagała zachowania formy aktu notarialnego.
Jeżeli istotny jest dla nas np. termin wykonania umowy, czy rzeczywiste przestrzeganie przez drugą stronę nakazu zachowania poufności informacji – rozważmy uwzględnienie kary umownej w projektowanym kontrakcie. Jest to bowiem jeden z bardziej „plastycznych” tworów prawa cywilnego, który łatwo można zaadaptować niemalże do każdego rodzaju umowy.
Czym jest umowy barterowa, czyli popularny „barter”? Czy jest uregulowana wprost w polskim prawie? Czy barter może mieć zastosowanie w klasycznym obrocie gospodarczym?
W dzisiejszych czasach umowa barterowa jedną z form współpracy wybieraną przez przedsiębiorców, z których każdy jest w stanie zaoferować drugiemu towar lub usługę w zamian za inny towar lub usługę.
Umowa sponsoringu to umowa, która nie została wprost uregulowana w polskim prawie. W praktyce – umowa sponsoringu określa warunki współpracy między sponsorem (podmiotem, który decyduje się wesprzeć aktywność sponsorowanego w zamian za promocję swojej marki), a osobą sponsorowaną. Warto poznać cechy wyróżniające umowę sponsoringu oraz sytuacje, w których korzystne będzie jej zawarcie.
