„Workation” – czy jest uregulowane w polskim prawie?

Wyobraź sobie, że kończysz wideokonferencję i zamiast godzin stania w korkach, czy siedzenia w ponurym biurze, czeka na Ciebie plaża, słońce i pizza w kameralnej restauracji nad Morzem Śródziemnym. Brzmi jak marzenie? Coraz popularniejszy model „workation” pozwala pracować z dowolnego miejsca na świecie.

Workation w dosłownym tłumaczeniu oznacza połączenie pracy z wakacjami („work” i „vacation”). Praktyka ta jest coraz częściej stosowana, a możliwość korzystania z niej wprowadza coraz więcej pracodawców. W przypadku osób pracujących na B2B, taki model pracy może być bardzo swobodnie do umowy wprowadzony. W przypadku umów o pracę aktualne przepisy także dają pracodawcy i pracownikowi pewną przestrzeń na takie uregulowanie sposobu świadczenia pracy.

Workation – na czym dokładnie polega?

Model „workation” polega na wykonywaniu pracy zdalnej przez pracownika w miejscu niebędącym jego stałym miejscem zamieszkania. Najczęściej jest to dom/mieszkanie pracownika, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby było to inne miejsce (działka letnia, domek letniskowy, hotel).

Czy workation jest uregulowane w polskim prawie?

Workation nie ma bezpośredniej regulacji ani w Kodeksie pracy, ani w innych ustawach dotyczących tej gałęzi prawa. Natomiast przepisy o pracy zdalnej, które znajdują się w Kodeksie pracy, mogą posłużyć jako ramy do uregulowania takiego sposobu świadczenia pracy.

Sposoby uregulowania workation w umowie o pracę

Aby w pełni zgodnie z prawem uregulować workation należy dokładnie przeanalizować przepisy dotyczące pracy zdalnej (art. 67¹⁸ – art. 67³⁴ Kodeksu pracy). Regulacje te wskazują, że pracownik może pracować zdalnie w miejscu przez siebie wskazanym. Wbrew zatem obiegowemu rozumieniu – nie musi być to dom pracownika. Może to być dowolne inne miejsce w Polsce lub poza jej granicami.

Ważne jest jednak, że takie miejsce musi być uzgodnione z pracodawcą. Oznacza to, że pracodawca musi wiedzieć z jakiego dokładnie miejsca pracownik ma zamiar wykonywać pracę. Może wyrazić na to zgodę lub nie wyrazić. Pamiętajmy bowiem, że pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na wykonywanie pracy w formie zdalnej (aczkolwiek odmowa w przypadku uprzywilejowanych pracowników, np. rodziców małych dzieci, może nastąpić tylko w szczególnych przypadkach).

Workation może zostać wprowadzone bądź w sposób indywidualny z danym pracownikiem – w umowie o pracę, bądź w regulaminie pracy zdalnej, jeśli taki obowiązuje w danym przedsiębiorstwie.

Na co należy zwrócić uwagę regulując workation zza granicy?

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej spoza Polski należy szczególnie zwrócić uwagę na kilka kluczowych w tym przypadku elementów:

• miejsce wykonywania pracy – co do zasady może być ono określone przez pracownika, jednak musi to być wcześniej uzgodnione i zaakceptowane przez pracodawcę. W praktyce pracodawcy często nie zgadzają się na destynacje znajdujące się w państwach, z którymi Polska nie podpisała odpowiednich porozumień dotyczących odprowadzania składek ubezpieczeniowych oraz podatków (ze względu na ryzyka innego opodatkowania i oskładkowania takich wynagrodzeń);
• maksymalny czas trwania workation – z perspektywy przepisów podatkowych bezpiecznym rozwiązaniem jest ustalenie limitu do 30 dni rocznie, aby zminimalizować ryzyko powstania obowiązków podatkowych lub ubezpieczeniowych w innym kraju;
• ubezpieczenia społeczne – zgodnie z zasadą miejsca wykonywania pracy, jeśli pracownik świadczy pracę z terytorium UE, EOG lub Szwajcarii będzie objęty polskimi przepisami z zakresu ubezpieczenia społecznego, pod warunkiem, że mieszka w Polsce i to tutaj wykonuje znaczną część swojej pracy.

Porozumienie UE w sprawie transgranicznej pracy zdalnej

Innym rozwiązaniem może być oparcie się na przepisach wprowadzonych na mocy porozumienia ramowego w sprawie transgranicznej pracy zdalnej, które obowiązuje od 1 lipca 2023 r. Reguluje ono skutecznie tę formę świadczenia pracy w państwach członkowskich UE, które podpisały porozumienie.

Zgodnie z treścią Porozumienia, pracownicy wykonujący pracę zdalną z terytorium innego państwa członkowskiego mogą nadal podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego kraju, w którym znajduje się siedziba ich pracodawcy, pod warunkiem spełnienia poniższych kryteriów:

• pracownik jest zatrudniony przez pracodawcę mającego siedzibę w innym państwie członkowskim niż to, w którym pracownik mieszka;
• oba państwa członkowskie są stronami Porozumienia;
• praca wykonywana w kraju zamieszkania stanowi mniej niż 50%, ale co najmniej 25% całkowitego czasu pracy;
• pracownik regularnie wykonuje swoje obowiązki w dwóch miejscach — w państwie, w którym zarejestrowana jest siedziba pracodawcy, oraz zdalnie w państwie swojego zamieszkania.

Podsumowanie

Workation to nie tylko coraz bardziej popularny trend, ale przede wszystkim nowoczesna forma organizacji pracy, która ma odpowiadać potrzebom współczesnych pracowników. Odpowiednio uregulowana – w umowie, czy w regulaminie pracy zdalnej – może przynieść korzyści obu stronom. Dla pracownika to szansa na większą elastyczność i lepszy balans między życiem zawodowym a prywatnym, a dla pracodawcy – sposób na zwiększenie motywacji i efektywności zespołu.

Warto jednak pamiętać, że swoboda w wyborze miejsca pracy nie zwalnia nikogo z obowiązku przestrzegania przepisów prawa pracy, zasad BHP oraz regulacji podatkowych. Odpowiedzialne podejście do planowania i organizacji workation sprawia, że może ono stać się nie tylko przyjemnym doświadczeniem, ale także w pełni bezpiecznym i zgodnym z prawem elementem współczesnej kultury pracy.